Corona-Krise - Was können wir daraus lernen?

Windows 7 Support Ende

Er kam für alle plötzlich und überraschend – der Virus, der die Welt veränderte.
Politiker mussten schnelle Entscheidungen treffen, die viele Unternehmen vor eine große Herausforderung stellten. Praktisch von einem Tag auf den anderen wurden Firmen und Unternehmen geschlossen, da Kontaktbeschränkungen eingeführt wurden und Mitarbeiter plötzlich von zu Hause arbeiten sollten.

Digitalisierung im Schnelldurchlauf. Wir beleuchten heute einmal kurz die Probleme und Herausforderungen, die sich ergaben und ob wir es in Zukunft besser machen können.

Welche Herausforderungen gab es?

Damit ein Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten kann, reicht es nicht, ihm einfach einen Laptop in die Hand zu drücken und eine Mail-Adresse einzurichten. Es müssen sichere Internetverbindungen geschaffen werden, die garantieren, dass die Daten nicht in falsche Hände geraten. Weiterhin gibt es bei einer erhöhten Nachfrage von Hardware Lieferengpässe, ganz zu schweigen von einer erhöhten Preissteigerung. Welche Bedingungen liegen generell im Home Office vor? Hat der Mitarbeiter überhaupt die notwendige Hardware und/oder Software? Wie sieht es mit der Internetverbindung allgemein aus? Dies sind alles Faktoren, die für ein effektives Arbeiten im Home Office geklärt werden mussten und das so schnell wie möglich.

Hier ein paar Punkte, die es zu berücksichtigen gilt:

  • Lieferengpass bei Hardware
  • Preissteigerung
  • Kann die Firewall genügend VPN-Verbindungen aufbauen?
  • Kann die Internetverbindung die VPN-Last verkraften?
  • Hat der Mitarbeiter eine ausreichende Internetverbindung?
  • Ist Home Office Hardware vorhanden?
  • Telefonie VoIP über VPN
  • Ist die Application VPN fähig?
  • Remote Desktop
  • Sind notwendige Lizenzen vorhanden?
  • Wie können Meetings und Kundenkontakt erfolgen?

Lieferengpass bei Hardware

Wenn plötzlich zahlreiche Unternehmen für Ihre Mitarbeiter Hardware benötigt, damit diese von zu Hause aus arbeiten können, dann kommt es schnell zu Lieferengpässen, da der Markt auf diese erhöhte Nachfrage nicht so schnell reagieren kann. Die Produktion von Notebooks, Firewalls, NAS Systemen und Webcams kann nicht in kurzer Zeit verdoppelt werden, zumal vor allem technische Geräte hauptsächlich aus dem asiatischen Raum kommen. Aber gerade hier hat die Pandemie große Auswirkungen auf Unternehmen und Firmen, die Ihre Produktion teilweise komplett herunter fahren mussten.
Es zeigt sich jetzt die große Abhängigkeit von China, Taiwan etc.. Genau hier sollte nach der Pandemie ein Umdenken erfolgen.

Preissteigerung

Das Prinzip der Marktwirtschaft zeigt sich hier nun deutlich: Je größer die Nachfrage, umso höher der Preis. Speziell im Webcam-Bereich explodierten die Preise, da die Nachfrage natürlich enorm gestiegen ist. Durch Lieferengpässe ist das Angebot auch deutlich reduziert. Viele PCs haben keine integrierte Webcam und müssen dementsprechend nachgerüstet werden, wenn die Mitarbeiter im Videochat Kontakt halten wollen. Auch ein Online-Meeting mit dem Kunden ist mit Bild einfach persönlicher und erweckt mehr Vertrauen.

Kann die Firewall genügend VPN-Verbindungen aufbauen?

Wenn plötzlich die Mehrzahl der Mitarbeiter ins Home Office abwandert, dann gibt es nicht nur Probleme bei der Notebook-Beschaffung. Das Unternehmen muss dafür sorgen, dass zwischen Home Office und Unternehmer-Server eine sichere Verbindung aufgebaut werden kann. Die einfachste Möglichkeit bietet dazu eine VPN-Verbindung (Virtual Private Network). Damit kann der Mitarbeiter direkt auf das Firmennetz zugreifen, so als ob er direkt vor Ort arbeiten würde. Für die Sicherheit im Firmennetz sorgt eine Firewall, die im Grunde Zugriff von außen verhindern soll. Wenn nun vermehrt Mitarbeiter von zu Hause aus auf das Firmennetz zugreifen, dann kann es sehr schnell zu einer Überlastung  kommen.

Kann die Internetverbindung die VPN-Last verkraften?

Eine VPN-Verbindung aufzubauen ist meist kein Problem. Viel wichtiger ist die Frage, ob die Internetverbindung des Unternehmens die Geschwindigkeit und die Last für ein effizientes Arbeiten auch aufbringen kann. Wenn der Mitarbeiter im Home Office bei jedem Klick minutenlang warten muss, weil die Verbindung einfach zu langsam ist, dann ist effektives Arbeiten nicht wirklich möglich und sicherlich auch nicht sehr motivierend für den Mitarbeiter. In der Regel arbeitet ja nicht nur ein Mitarbeiter remote, sondern mehrere Mitarbeiter, die alle gleichzeitig VPN-Verbindungen zum Firmenserver aufbauen. Selten wird in Schichtarbeit gearbeitet, damit sich die Zugriffsrate reduziert. Da es aber meist nur eine Internetverbindung zum Firmen-Server gibt, muss diese auch die erhöhte VPN-Last verkraften können.

Hat der Mitarbeiter eine gute Internetverbindung?

Die Ausstattung des Firmennetzes ist die eine Sache, aber was ist mit der Internetverbindung des Mitarbeiters? Im städtischen Bereich ist dies in der Regel kein Problem mehr. Hier sind die Haushalte meist mit einem guten Internetzugang versorgt. Im ländlichen Raum sieht es leider oft schlechter aus. Hier können die Einwohner oft nur von einem schnellen Internet träumen. Die Politik hat hier eindeutig verschlafen und hinkt im Vergleich zu anderen Ländern deutlich hinterher. Für effektives Arbeiten ist aber eine schnelle Internet-Geschwindigkeit sehr wichtig. DSL 16.000 oder höher sollte schon vorhanden sein, um gute Verbindungen aufbauen zu können.

Ist Home Office Hardware vorhanden?

Wie schon am Anfang erwähnt, ist die Ausrüstung der Mitarbeiter mit gut funktionierender Hardware maßgeblich, um Home Office überhaupt in Erwägung ziehen zu können. Seinen PC kann der Mitarbeiter natürlich zur Not aus der Firma mit nach Hause nehmen, ältere Telefonanlagen sind jedoch selten mobil und können nicht einfach mitgenommen werden. Komfortabler sind natürlich Notebooks, die leichter und schneller zu transportieren sind. Es ist jedoch in der Regel eine Frage des Geldes, ob die Firma alle Mitarbeiter mit leistungsfähigen Notebooks ausstatten kann. Die Nutzung von privaten Notebooks ist auf keinen Fall zulässig, da hier das Sicherheitsrisiko zu hoch ist. Private Geräte werden oft nicht ausreichend upgedatet und sind meist auch nicht so leistungsfähig.

Telefonie VoIP über VPN

Für die Kommunikation mit dem Unternehmen und Kunden braucht der Mitarbeiter natürlich ein gut funktionierendes Telefon. Die Frage ist hier: Kann die Telefonanlage überhaupt VoIP? Alte Telefonanlagen sind dafür nicht ausgerüstet und können dafür nicht genutzt werden. Somit muss das Unternehmen auch hier investieren und neue moderne Telefone zur Verfügung stellen.

Ist die Application VPN-fähig?

Es gibt eine Vielzahl von Applicationen, die für einen Home Office Arbeitsplatz eingesetzt werden können. Aber nicht jede Application ist VPN-fähig, da die Netzwerklast zu hoch oder die Verbindung zum Server zu langsam ist.

Remote Desktop

Eine weitere Möglichkeit um den Mitarbeiter im Home Office Zugang zum Firmenserver zu ermöglichen ist der Remote Desktop. Hier wird im Grunde der Bildschirm des Remote PC auf den Bildschirm des Mitarbeiter-PCs übertragen. Es muss geklärt werden, ob Server Hardware, ausreichende Verbindungen und genügend spezielle Lizenzen (z.B. für Terminal Server, Windows 10 Enterprise oder User CAL’s) vorhanden sind

Notwendige Lizenzen vorhanden?

Wie im letzten Punkt schon erwähnt, sind vor allem für professionelle Anwendungen im Business-Bereich Lizenzen notwendig. Software für Server, Firewall, VPN und auch Kommunikationstools sind lizensiert und oft sehr kostenintensiv. Hier sollte der Bedarf genau analysiert werden, damit die Kosten im Rahmen bleiben und das Unternehmensbudget nicht unnötig belastet wird.

Tools für Meetings/Kundenkontakt

Zu guter Letzt hier noch eine kleine Auflistung möglicher Tools, die für das Mitarbeiter-Meeting oder für den Kundenkontakt angeboten werden. Allerdings sind viele Tools mit Vorsicht zu genießen. Datenschutzrechtlich sind nicht alle Anwendungen wirklich einsetzbar. Bei fast allen Diensten ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages notwendig.

  • Skype
    Internetbasierter Instant-Messaging-Dienst von Microsoft.
    Datenschutzkonforme Verwendung ist nicht möglich und sollte im Business-Bereich nicht genutzt werden.
  • WhatsApp
    Instant Messaging-Dienst, der seit 2014 Teil von Facebook ist.
    Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist die Nutzung auf Firmenhandys nicht erlaubt. Alternativ gibt es die WhatsApp Business App als Kommunikationskanal für Firmen und deren Kunden. Diese kann mit Einschränkungen und vertretbarem Risiko genutzt werden.
  • Zoom
    Software für Videokonferenzen vom US-amerikanischen Softwareunternehmen Zoom. Es gab große Datenschutz- und Sicherheitsmängel, die teilweise behoben sind. Allerdings ist eine Nutzung nicht ratsam und sollte gut überlegt sein.
  • Microsoft Teams
    Plattform von Microsoft, die Chat, Besprechung, Notizen und Anhänge kombiniert. Der Dienst ist in die Office-365-Suite integriert. Auch hier sind datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten. Eine datenschutzkonforme Nutzung ist im Grunde nur mit der kostenpflichtigen Version eingeschränkt möglich.
  • Google Meet
    Videokonferenz-Software von Google - integriert in das professionelle Büropaket G Suite. Es steht eine kostenlose Version zur Verfügung mit eingeschränkten Funktionen und wird als Konkurrenz zu Zoom ins Rennen geschickt. Da es sich aber auch um einen Dienst aus USA handelt, ist dieser datenschutzrechtlich nur unter Beachtung gesetzlicher Vorgaben erlaubt.
  • Google Chat
    Kommunikationstool für Teams - ebenfalls in G Suite integriert. Hier gelten die gleichen datenschutzrechtlichen Vorgaben wie bei Google Meet.
  • Jitsi (Self Hosted Video Plattform / User Favorit)
    Sammlung von freier Software für IP-Telefonie, Videokonferenzen und Instant Messaging. Datenschutzrechtlich ist es eine gute Wahl, speziell, wenn es auf einem eigenen Server betrieben wird. Im Netz gibt es einige Jitsi Server Anbieter. Hier sollte darauf geachtet werden, dass sich die Anbieter innerhalb der EU befinden.
  • GoToMeeting
    Software für Audio- und Videokonferenzen mit Bildschirmübertragung. Kostenpflichtiges Tool für professionelle und meist datenschutzkonforme Nutzung für die Unternehmenskommunikation.
  • Cisco WebEX
    Software für Videokonferenzen, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragung und Screen-Sharing von Cisco Webex. Für den professionellen Bereich im Grunde der Mercedes unter den Kommunikations-Tools. Eine datenschutzkonforme Nutzung ist hier problemlos möglich.

Es gibt natürlich noch sehr viel mehr Tools für eine digitale Kommunikation sowohl im geschäftlichen, als auch im privaten Bereich. Der Markt ist riesig und viele Anbieter treten in Konkurrenz zu einander, bieten jedoch oft die gleichen Funktionen. Im professionellen Bereich findet man wenige kostenlose Angebote, da hier einfach die Anforderungen auch im Bereich der Sicherheit und Datenschutz umfangreicher sind. Wie man aus der Auflistung erkennen kann, sind nur sehr wenige Tools wirklich datenschutzkonform nutzbar. Welches Tool das richtige für das eigene Unternehmen ist, lässt sich leider nicht pauschal sagen. Am besten testet man einfach ein paar Dienste, bevor man sich festlegt.

Fazit

Durch die Corona-Pandemie haben viele Unternehmen einen Schnellkurs in digitaler Kommunikation und Remote Arbeit absolviert. Es zeigte sich, wie sehr Deutschland in diesem Bereich noch hinterher hinkt und es einiges aufzuholen gibt. Vielleicht können wir daraus lernen, dass wir auch in Deutschland vermehrt im digitalen Bereich investieren müssen und uns weniger abhängig machen dürfen von anderen Ländern und Staaten. Schon allein die Tatsache, dass die Mehrheit der Anbieter außerhalb der EU liegt, sollte zu denken geben. Eine datenschutzkonforme Kommunikation ist dadurch sehr schwer einzuhalten. Wie soll eine digitale Kommunikation für Unternehmen in Zukunft problemlos funktionieren, wenn keine geeigneten Lösungen für den europäischen Raum zur Verfügung stehen? Datenschutz ist wichtig und muss auch in Zukunft im Fokus stehen, allerdings wird es für europäische, und somit auch für deutsche Unternehmen ein großes Problem sein, die geforderten Gesetze umzusetzen und einzuhalten. Die geforderten datenschutzrechtlichen Richtlinien sind auf dem Papier schnell formuliert, aber technisch oft nicht auf die Schnelle umsetzbar.
Dies gilt nicht nur für die Arbeitswelt, sondern vor allem auch für den Bildungssektor. Speziell hier hat sich gezeigt, dass es nach wie vor ein massives Defizit gibt und Schulen und Lehrer noch sehr überfordert sind. Eine effektive Kommunikation zwischen Lehrer und Schülern, z.B. mittels Videokonferenz scheiterte auch hier im Grunde am Datenschutz. Es bleibt zu hoffen, dass diese Krise dazu genutzt wird, endlich den digitalen Wandel zu vollziehen und Unternehmen und auch Schulen fit für die Zukunft zu machen.

 

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